기업 경영 관리 기술: 프로젝트 매니지먼트: #2

우리가 흔히 경영은 오케스트라 지휘이며 리더는 오케스트라 지휘자라는 말을 듣는다. 주어진 시간에 단원들과 온 힘을 다하여 청중의 감동을 자아내는 연주와 작품을 만들어 내는 과정은 경영과 경영 리더의 모습과 똑같이 닮았음에 하는 말일 것이다.

기업은 작고 큰 오케스트라가 각각 혹은 다 함께 작품을 만들어 나가는 과정과 닮았고 프로젝트라는 일을 운영하며 연주자인 인원을 배치하고 최대한의 역량을 발휘할 수 있도록 전문 연주 기술과 하모니를 이루도록 관리 기술을 발휘하여 최고 성과의 작품을 내놓을 수 있도록 협동하는 조직이다.

결국 우리가 회사나 일터에서 수행하는 소위 ‘일’이라고 지칭하는 것은 결국 수많은 크고 작은 프로젝트를 기획하고 수행하고 종결짓는 과정이라고 볼 수 있을 것이다.

따라서 일로 지칭되는 프로젝트의 구조를 좀 더 분석해보고 이해해보는 것은 좀 더 체계적인 관리와 더욱 높은 효율과 생산성을 추구하기 위한 의미가 있다.

지난 회에서 소개한 PMBOK의 프로젝트 관리의 10개 지식영역을 통하여 그 이해를 높여 보기로 한다.

<미국 프로젝트 관리 지식체계 요약도와 분석_PMBOK2016>

A. 프로젝트 관리의 기초 3총사

1. 범위관리

어떤 일이든 기획, R&D, 제조, 판매 마케팅 또는 서비스든 해야 할 일이 어떤 일인지, 전달 또는 완성하고자 하는 것 또는 고객이 최종 전달받고자 하는 것이 무엇인지를 파악하는 것을 기본으로 향후 예상되는 업무 혹은 성과물을 명확히 하는 것이 범위관리이다. 즉, 해당 프로젝트가 어떤 규모로 무엇을 산출하여 어떤 완성품 혹은 형태로 전달하기 위함인지를 정하는 것이다.

목표하고자 하는 최종 산출물 혹은 관리 대상이 어떤 것인지가 공유되고 합의되어 즉, 범위가 결정되어 해당 프로젝트에 관여하는 모든 사람이 이해될 수 있도록 체계적으로 정리하여 착수및 실행, 관리의 초석을 마련하는 것이다.

우리가 늘 염두에 두어야 하는 것은 어떤 일 또는 프로젝트도 개별이든 통합적이든 ‘관리함 또는 관리가 필요함’이라고 반복이 될 것인데 이는 초기 착수를 위하여 개발한 내용이나 계획이 진행단계나 상황의 변화에 따라 계속 수정 및 갱신 (update)이 되어야 함을 전제로 하고 있음이다. 즉 모든 프로젝트, 혹은 일은 기획-착수-실행-피드백-완료 등의 진행 흐름을 거치게 되고 이 진행 상황에서 나타나는 변화(도전)와 결정(응전)사항을 실행하고 마무리하는 일련의 활동을 관리라 함이다.

범위관리는 전 과정의 기초 틀을 제공하게 되므로 프로젝트가 진행중 지속적으로 중심점 역할을 하게 된다.

2. 일정관리

프로젝트의 범위가 나오면 즉, 수행하고자 하는 일의 대상이 정리되면 시작과 마무리의 시점을 알아야 할 것이다. 일정관리는 기획부터 혹은 프로젝트 범위에서 지정한 기간내에 예를 들어 일별, 주별, 월별, 년간 등 정기적 또은 비정기적으로 주요 시점마다 업무의 진행사항을 모니터하고 갱신하며 시간 즉 일정을 관리하게 된다.

우리는‘무리한 일정으로.. 또는 일정상 어려워서..’라는 말을 자주 듣게 되는데 일정관리의 부재는 프로젝트 또는 일의 성공율 저하, 구간 구간의 완성도를 포함한 전체적 품질을 떨어뜨릴 뿐만 아니라 무엇보다 운영의 주체인 인적자원관리에 직접적 영향을 미치게 되어 프로젝트 자체의 존재 혹은 진행 및 마무리조차 어렵게 하므로 그 중요성이 강조되는 예라고 볼 수 있다.

또한 일정의 종결 시점을 산출물 완성 시점으로 인식하여 실수를 유발하는 경우를 자주 접하는데 프로젝트의 종결시점은 고객 또는 발주자와 종결 합의 시점까지임을 꼭 명심하여 일정관리 범위에 반영할 필요가 있다.

3. 원가관리

범위관리, 일정관리와 함께 필수적으로 검토해야 하는 하나가 원가관리로 궁극적으로 비용을 포함한 예산 및 수익관리로 설명될 수 있다. 기획된 범위 및 일정내에 어떤 부분에 얼마의 자원을 투입하고 어떻게 관리를 하며, 예상 수익 혹은 목표 수익을 달성하기 위한 그림을 그리는 기초 지표 중의 하나로 범위관리, 일정관리와 함께 프로젝트 관리기술의 기초 삼총사라 할 수 있다.

목표하는 일의 범위, 일정과 예산 중 한두 개가 모호하거나 산출 및 근거가 적당히 되어있는 경우 사업에 대한 신뢰성 저하는 물론이고 착수단계로 나아가지 못하게 되며 시작되었다 하더라도 결국 리스크를 관리하지 못하고 수많은 이슈를 생성하게 되어 성공적으로 완수할 수 없음은 당연지사일 것이다.

프로젝트의 범위에 따른 세밀하고 투명하게 산출된 일정과 예산이 제시되어야 프로젝트의 핵심성과측정지표 (Key Performance Index)의 근간이 마련되는 것이고 이를 통하여 영역별 관리방안이 수립되고 통합되어 예측 가능하고 지속 가능한 프로젝트로 나아가게 되는 것이다.

B. 관리의 주체는 사람이다.

1. 이해관계자관리

고객, 투자자, 정부, 관련사 및 협력사 등 프로젝트에 직접 영향을 주는 관계자는 물론이고 최근 급속하게 진행되는 디지털 트랜스포메이션 시대에 대응하여 점차 보이지 않는 집단이 이해관계자 범위에 포함되고 있으며 다양한 대화 창구의 발달로 그 범위가 더욱 다양화되고 있다. 여론, 댓글 등이 포함될 수 있고 이에 따라 프로젝트 관계자를 포함한 이해관계자의 역할과 책임 범위는 무한하게 커지고 있다. 이해관계자관리는 프로젝트의 성공적인 수행을 위한 생태계 유지와 정책과 방향 설정, 프로젝트 운영에 영향을 줄 수 있는 또 다른 한 그룹의 고객으로 인식하여야 할 것이다.

이해관계자관리를 간혹 부정적인 의미로 해석하는 경우를 보게 되는데 이에 대한 왜곡된 선입견은 바로 잡을 필요가 있으며 무엇보다 윤리 도덕 준법의 가치를 존중하는 자세와 함께 프로젝트의 성공적인 완성과 지속성을 위하여 관련 지지와 지원을 조율하여 나아가야 할 것이다.

2. 인적자원관리

프로젝트는 스스로 움직이는가? 결국 팀이나 그룹을 활동하는 외적 내적 조직이 움직이는 것이며 이에 대한 인적자원관리의 중요성은 새삼 강조할 필요가 없을 것이다.

명확한 목표의 제시 및 공유, 핵심성과측정지표의 인식와 합의, 역할과 책임 및 보상체계 등의 개발과 공유는 물론이며 관련 법이나 규정의 이해, 채용 배치 교육계획, 외부 전문가등 추가 자원 활용계획 및 리스크 관리방안 등이 마련되어 프로젝트 전 구간에 걸쳐 최적의 조직화를 통하여 갖추어진 역량이 충분히 활용되고 운영되도록 관리하여야 한다.

최근에 조직내 세대 갈등 고조, 워라밸을 향한 욕구 증가와 이견 또는 재택근무의 필요성 및 근무 형태의 다양성 증가 등 프로젝트를 관리하고 이끌고 가는 인적자원관리에 대한 요구사항이 급변하고 있다. 따라서 무엇보다 세심한 사전 계획과 충분한 의사소통, 비전의 공유 등이 수반되어야 하고 이성과 감성의 적절한 융합이 요구되는 영역이다.

3. 의사소통관리

의사소통은 무엇보다 빠르게 온라인화되고 다양화되면서 급격한 변화를 실감하고 있고 많은 지식과 정보의 공개와 공유가 일상화되고 확대되고 있는 영역이다. 활용 매체가 다양화되어 의사소통의 속도는 실시간으로 더욱 빨라지고 있고 이에 따른 사용자의 정보력, 대응력이나 의사소통 속도가 증가되나 반면 피로감과 문서관리의 부재나 관리주체의 모호함, 내용의 명확도 저하 등으로 문제 발생도 함께 늘고 있어 이에 대한 규칙 및 관리체계를 수립하여 관리하여야 하는 또한 중요한 영역이다.

의사소통관리는 정보의 전달이자 정보의 관리이다. 프로젝트에 필요한 인적 물적 자원의 관리를 원활하게 하여 성공적인 프로젝트가 되기 위한 관리 그 자체이다. 다양한 형태로 진화되고 있는 의사소통 방법에는 그만큼 데이터화를 포함한 관리체계가 복잡하고 어려워지고 있으므로 이에 대한 시스템의 구축과 활용 방안이 요구되고 있다.

특히 의사소통의 기술도 반복적인 교육을 통하여 그 사용 및 관리의 역량을 확대할 수 있으므로 간결한 대화와 보고서의 양식 및 공유 체계의 수립, 개인별 의사소통 역량 강화 교육 등을 실시하여 의사소통의 품질과 관리기술을 개선하여 나아가야 할 것 있다.

이해관계자나 고객과 잘못된 의사소통, 팀원 간의 모호한 대화 및 지시, 이에 따른 사고의 위험, 개인 모바일 기기나 중요문서의 분실이나 누출 등 의사소통관리에는 리스크관리도 필연적인 부분으로 예상하고 이에 대한 관리체계도 사전에 수립하여 활용할 수 있도록 한다.

무엇보다 이해관계자와 인적자원은 누구나 사용자이자 제공자의 역할을 할수 있는 제1의 고객으로 인식함이 중요하며 효율적인 의사소통관리와 함께 더욱 총체적인 운영을 위한 자세가 필요할 것이다.

이처럼 영역별 관리의 중요성을 간략히 살펴보았으며 무엇보다 강조되어야 할 점은 전체적인 조율과 조정을 통하여 조화를 이루도록 관리함 즉, 통합관리가 가장 중요하며 이를 위한 각 영역간 협의와 협상 또한 존재한다는 점이다.

다음 회에서는 통합관리를 포함한 품질관리, 리스크관리, 조달관리 등 나머지 지식영역을 살펴보고 좀 더 구체적인 활용 방안을 알아보고자 한다.