<'바이오 아고라' 보건산업 칼럼>
기업 경영 관리 기술: 프로젝트 매니지먼트
Part III
PMBOK 프로젝트 관리기술의 10개 지식영역 중 범위관리, 일정관리, 원가관리, 이해관계자관리, 인적자원관리 및 의사소통관리를 살펴보았고, 이번 회에서는 조달관리, 리스크관리, 품질관리 및 통합관리를 검토하고자 한다.
A. 프로젝트 관리의 기초 3총사
1. 범위관리
2. 일정관리
3. 원가관리
B. 관리의 핵심은 사람이다.
1. 이해관계자관리
2. 인적자원관리
3. 의사소통관리
C. 최종 목표는 고객 만족이다.
1. 조달관리
2. 리스크관리
3. 품질관리
4. 통합관리
고객이란 프로젝트 발주자, 생태계를 포함한 다방면의 다양한 이해관계자, 거래처를 포함한 협력자, 프로젝트 자체 혹은 산출물의 사용자 그리고 내부 그룹 및 팀원을 포함한 참여자를 통틀어 지칭한다. 특히 프로젝트를 이끌어 가고 참여하는 내부 그룹이나 팀원 또한 프로젝트 고객의 한 축임을 꼭 이해하고 이들의 만족도가 최상화 되었을 때 높은 몰입도를 통하여 생산성이 높아지고 성과가 높아짐을 인식할 일이다.
1. 조달관리
조달은 원활한 물적 자원이나 서비스의 수급을 통하여 프로젝트가 계획된 범위, 일정 및 원가 내에 최고의 품질로 종결될 수 있도록 지원 관리한다. 프로젝트 운영과 최종 산출물을 위하여 주로 국내외를 막론한 외부 조직에서 확보하고 공급하기 위한 일련의 작업과 이를 위한 관리 감독을 뜻한다. 우리가 흔히 ‘좋은 물건을 싸게 사서 쓴다’고 말하는데 이것을 실현하는 것이 조달 관리인 것이다. 단순한 쇼핑을 하는 개인적인 일에서도 싸고 좋은 물건을 찾아 적절하게 쓴다는 것이 생각만큼 쉽고 단순한 일이 아님을 알고 있을 것이다. 적절한 수요 예측과 예산 수립, 이에 따른 안정적이고 원활한 선택과 공급, 또 이를 위한 재고 관리등은 조달관리의 핵심일 것이다.
필요한 구매 대상의 선정, 검색 및 평가 후 발주, 계약, 검수, 대금 지급, 재고 관리 등이 구매 조달의 일반적인 프로세스이다. 정보 요청서, 제안요청서, 견적서 발주서 및 입찰 문서, 계약서, 조달 전략서, 협약서 등등 착수부터 진행 단계별로 수많은 문서를 이해하고 활용하여야 할 것이며 비교 검토 및 평가와 수요자와 공급자 혹은 수요기관과 공급기관 간의 협상과 인허가 관리, 검수 등 필요한 과정별로 최상의 프로세스 관리를 위한 역량과 도구 및 시스템의 개발과 활용이 필요하다.
즉 운영하고자 하는 구매 및 물류관리의 체계 수립과 활용, 환경 및 이해관계자의 변화 관리와 조달 계획과 발생할 수 있는 리스크관리 전략 등이 관리의 핵심이라 할 수 있을 것이다.
특히 잘못된 수요 예측과 공급은 결국 원가 부담 증가, 품질 저하, 일정 변경 등 전체 프로젝트의 진행에 지대한 영향을 끼치게 됨은 당연하므로, 무엇보다 외부뿐만 아니라 내부 고객과의 원할한 정보관리, 협상, 조율 등을 이루어 낼 수 있는 커뮤니케이션 역량이 요구되며 이 역량이 조달관리의 목표를 보다 완성도 높게 달성할 수 있게 하는 히든 키라고 판단된다.
또한 단순한 조달보다는 프로젝트의 흐름, 목표 달성도 및 현황 등을 세밀히 파악하여 조달관리에 반영하는 체계의 수립이 관건일 것이다. 원칙, 절차 지침의 준수와 높은 도덕심, 사회 문화를 포함한 환경 다름의 이해, 무역 포함 프로젝트 및 조달 관련 시장 동향 분석력, 기획 및 결단력 등이 필요할 것이다.
2. 리스크관리
리스크는 주로 ‘위험’으로 번역되며 원치 않는 결과가 올 수 있는 ‘아직 발생하지 않은’‘추정하는’ 불확실한 미래의 사건을 지칭한다.
이에 반하여 이슈는 이미 발생한 또는 발생하고 있는 위험성을 내포한 문제로 이해하며 예측된 범위속에서 발생했을 수도 있고 전혀 예측되지 못한 것일 수도 있을 것이다.
최대한 ‘예측’하고 관리 기술을 통하여 최대한 손실이나 손해 등 부정적인 영향인 위기의 예측과 이를 최소화하는 것 또는 반대로 이익이나 원하는 바가 계획보다 초과하는 긍정적 결과인 기회의 예측과 이를 적절하게 관리 할 수 있도록 조치하는 활동이 리스크관리이며, 어떤 경우이든 기업이나 프로젝트 운영에 있어서 되도록 피하고 싶은 일 중의 하나일 것임은 틀림없을 것이나 위험이나 이슈 없이 진행되는 일 또한 보기 드문 것이 현실이다. 따라서 충분한 사전 예측과 관리방안 및 관리체계의 사전 수립이 관건인 영역이다.
우리가 보통 뉴스에서 보는 기삿거리는 많은 부분 리스크관리의 부재나 실천 부족과 연관되어 있으며 이슈가 발생했음을 알리는 대표적인 것으로, 발생 가능성의 크기가 작다고 혹은 발생 확률이 낮다고 지나치거나 무시하는 등 위기관리의 실패로 기업이나 프로젝트의 공적이 순식간에 무너지거나 존폐가 갈리는 사례를 빈번히 보게 되는 것이다.
리스크관리는 프로젝트나 사업의 환경 분석을 토한 사전 예측과 관리 계획의 공유, 교육과 훈련 등이 필수요소겠지만 무엇보다 강조하고자 하는 것은 실천의 중요성이다.
안전 관리를 위한 정책, 목표, 실행계획 및 심지어 규제 내용까지 마련되어 있지만, 실천되지 않아 사건 사고의 발생이 반복되고 있다. 또한 아무리 좋은 시스템과 대응 방안을 구축하였다 하더라도 애초에 발생하지 않도록 노력하는 행동과 관리체계의 실천이 최선의 관리일 것이다.
우리가 보통 예비비라고 부르는 예산은 리스크관리를 적절히 하고자 전략적으로 준비해 놓는 비용으로 기업이나 프로젝트의 성격이나 예상되는 리스크의 크기나 영향력을 사전에 판단하여 적절한 책정 및 사용과 판단이 요구되는 항목이다.
3. 품질관리
품질관리는 애초의 기획부터 최종 단계까지의 과정과 결과물에 대해 계획하였든 혹은 합의하였든 어떤 기대치의 완성도 수준의 유지 및 관리기술을 말한다. 기대하는 품질의 수준이 정해져야 하며 이를 달성하기 위한 필요사항이나 소위 고객의 요구사항이 무엇인지 사전에 자세히 검토되어 달성 가능하며 지속 관리가 가능한 계획을 수립하고 시행 및 통제할 수 있도록 하는 관리기술이다.
이를 위하여 기업 전체 혹은 프로젝트팀 전체가 공유되는 품질 기대치의 목표 또는 계획(Plan)이 우선되어야 한다. 여기서 ‘공유’는 품질 혹은 품질 관리의 목표나 계획의 무게만큼 중요한 점이다.
전체가 공유하고 합의되지 않은 품질관리는 그만큼 책임 의식이 희박하게나 집중하지 않는 등 이미 리스크를 내포하게 되어 이미 목표를 달성하기에는 어려움이 있다고 볼 수 있다. 계획(Plan)이 충분히 공유되지 않는 경우, 흔히 많이 회자되는 지속적인 품질개선 혹은 관리활동을 위한 계획-시행-점검-조치 (Plan-Do-Check-Act)의 기본 체계에서 ‘시행(Do)’의 방향이 우왕좌왕하게 되어 고품질의 과정이나 결과물을 기대하기 어렵게 될 것임은 쉽게 예측되는 것이다.
이 기초적 두 기둥이 튼튼하고 꼼꼼하게 세워질 때 점검과 조치는 자연스럽게 뒤따라오며 조율 및 통제의 기준점이 되는 것이다.
품질관리를 논할 때 많은 부분 물적 자원이나 눈에 보이는 산출물에 집중되는 경우를 보게 되나 이러한 물적인 자원에 국한되지 않고 이해관계자를 포함한 인적 자원관리까지 끝없는 개선과 품질 유지의 노력이 또 하나의 핵심임을 인식해야 한다.
불과 몇년 전만 하더라도 어떤 위험을 감수하고라도 목표를 달성해야 성공이었고, 목표 달성을 위한 개인적 희생은 간과되는 경향이었다. 하지만 최근엔 어떠한가? 조직원이나 팀원의 워라밸 (Work and Life Balance)을 무엇보다 중요하게 생각하며 이를 통하여 더 높은 생산성을 달성할 수 있다는 수많은 이론을 바탕으로 인적자원 관리의 중요성이 더욱 강조되고 있다. 즉 인적자원 관리의 내용은 이미 급격히 변화되고 있다는 점이며 전체 품질관리의 성패에 지대한 영향을 끼치므로 조직원의 변화된 요구사항을 최대한 유연하게 반영하고 존중하기 위한 노력이 품질관리 목표의 한 축이 되고 있다. 이미 밝힌 바와 같이 ‘모든 관리의 핵심은 사람’인 점을 다시 한번 상기해 보면 좋을 대목이다.
4. 통합관리
통합관리라는 말을 들음과 동시에 이미 이해했을 것으로 생각한다. 지금까지 개별적으로 보아왔던 9개의 지식영역이 각각 성공적으로 수행되고 있다고 하더라고 전체를 조율하고 하모니를 이루게 하는 관리기술인 통합관리가 없다면 서로의 높낮이를 맞추지 못하고 어긋나며 결국 갈등의 요소가 일어나게 마련이다.
통합관리의 최종 목표는 전체와 개별을 조율하며 처음 착수 및 기획 단계부터 실행과 감시.통제의 프로세스를 거쳐 종료 과정까지 크고 작은 과정과 산출물 등의 최상화 혹은 최적화하는 것으로 각 지식영역의 개별 요구사항을 조율하며 변경.통제하고 목표를 향해 화합하게 만드는 총괄 및 지휘의 영역이다.
통합관리는 프로젝트의 헌장과 계획 개발로부터 관리 통제를 통해 프로젝트가 원하는 방향으로 움직여 갈 수 있도록 총괄적인 관리의 수행을 말하며 무엇보다 그 안에서 요구되는 문서 및 지식의 관리까지 포함하고 있음을 기억해야 한다.
늘 촉박한 일정과 밀려오는 과업 속에서 쉽게 놓치는 부분이 문서화 및 문서관리로 다양한 형태의 커뮤니케이션이 사용되고 있는 현대에는 더욱 중요성이 드러나고 있으며 모든 일의 시작과 진행 과정, 사용 기술, 사용 시간, 책임자, 결과, 개선사항 등등 세밀한 기록과 저장과 함께 공유할 수 있는 체계를 개발하여 관리하는 것이 이 영역을 잘 운영하기 위한 또 하나의 큰 축인 것이다.
지금까지 살펴본 각 지식영역과 함께 이 통합관리까지를 하나의 프로젝트 관리로 보게 되며 그 책임자는 프로젝트 관리자 (Project Manager)이다.
전체 프로젝트를 이끌기 위한 권한을 가지며 그만큼의 책임을 지고 그 지휘하에 조율이 되어야 하며, 조직의 책임자나 이해관계자와 조직원, 팀원은 이를 위하여 적극적으로 협조해야 함이다.
광의의 통합관리의 리더인 프로젝트 매니저는 이를 통하여 지식영역별로 과하지도 부족하지도 않은 최고의 조합을 이룰 수 있도록 모든 영역이 적절하게 서로 개입이 되며 최대한 역할을 할 수 있도록 지지하며 적절한 관리역량을 발휘하는 것이다.
그 핵심 역량을 잘 표현한 것이 아래 PMBOK 6판에서 제시되고 PMI (Project management Institute)가 정의한 역량 삼각형 (Talent Triangle)이다.
* 출처 : The Talent Triangle, PMI
( 이해를 돕고자 영문과 한글 버전을 함께 게재함.)
프로젝트 관리의 기술적 지식과 전략과 비즈니스 관리의 기술, 지식 및 전문성을 갖추고 무엇보다 조직을 이끌고 비전을 제시할 수 있는 리더십을 발휘하여 주어진 프로젝트관리에 임하며 또는 프로젝트를 개발하며, 이 역량을 발휘하여 최종적으로 최적화된 성과 관리이자 성과 그 자체를 달성하며 조직원이나 팀원과 함께 프로젝트의 성공을 이루도록 하는 중심 임무를 수행하게 된다.
나아가 조직원 및 팀원 개개인의 역량 개발 및 개선, 발전을 위하여 꼭 함꼐 참고하도록 권장하고 싶은 표이기도 하다.
이상 프로젝트 관리에 있어 PMBOK에서 정의한 10개의 지식영역을 알고 각 영역에서 기초적으로 고려해야 하는 점을 살펴보았다. 기업 내에서 매일 크고 작게 발생하며 처리하여야 하는 일, 즉 반복되는 프로젝트의 체계에 조금이나마 참고가 되었으면 하는 바람이다.
감사합니다.
이경미
메리트컴퍼니주식회사 대표
